初めて勉強会を主催する人に覚えてほしい5つのこと

株式会社ZINE社長室のおだんです。エンジニア好きが高じてWeb業界専門のライターをやっています。

エンジニアは、猛烈なスピードで進化する技術のキャッチアップを欠かしません。その方法の一つに、勉強会の参加があります。
最近はエンジニアを採用したい企業が、プログラミング言語やフレームワークの勉強会を自社のエンジニアと主催するケースも増えています。

ZINEはオウンドメディアの制作支援をする会社ですが、ブランディングが目的のオウンドメディアをつくりたいお客様からは「イベントやってみたいけど、どうすればいいの?」とお問い合わせをいただく機会も多くなってきました。

そこで今回は、毎月200人が集まるイベントスペースを運営した私がイベント開催前に気をつけていた5つのことをイベント初心者向けにまとめてみたいと思います。

1.主催者がやりたいことを目的にする

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 まず決めるべきは何のためにイベントをするのか?ということ。目的を定めないイベントは、ただの集まりと化してしまい「居酒屋でやればいいじゃない」と言われてしまいます。

 イベント開催の目的としてよく挙げられる項目は以下のとおり。

  • 採用につながる人と出会うため
  • 同業者と情報を交換、共有するため
  • ビジネスにつながる人脈を広げるため
  • 自分の情報をプレゼンテーションするため

 大盛況になるイベントの共通点は主催する張本人が一番やりたいことをやれるかどうかです。メリット・デメリットの理屈を抜きに「誰よりも私がやりたいんだ!」と主張できることを目的にしましょう。好きに勝る理由はありません。

 また目的に応じて、イベントの開催形式も決めます。

  • 勉強会(知識を共有したい)例:PHP 勉強会
  • 交流会(知らない人と出会いたい)例:若手 Web エンジニア交流会
  • ハンズオン(専門家に教わりたい)例:Github ハンズオン
  • ハッカソン(チームで作品をつくりたい)例:API ハッカソン
  • ライトニングトーク(自分の取り組みを発表したい)例:Laravel Meetup

 勉強会は、勉強対象になるテーマを設けてその勉強がしたい人が集まるようなコンテンツを組む。ハンズオンは専門家を講師として招き、ノウハウを教わるようなコンテンツを組む。あくまで通称なのでこだわる必要はありませんが、募集時に「イベントやります!」よりも「ライトニングトーク会やります!」と呼びかけたほうが参加するイメージがわきやすいのではないでしょうか。

2.募集人数は30%多めに見積もる

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 次にイベントの規模をどれくらいにするか決めます。イベントはたくさん人が集まれば大盛況!とイメージする方が多いかもしれませんが、規模によって情報と交流の粒度が変わるため規模が大きければいいわけではないです。

  • 8〜15名(少人数で深い話がしたい)
  • 20〜40名(チームで話し合いがしたい)
  • 50〜100名(たくさんの人とにぎやかに話したい)
  • 100〜120名(業界で話題になりたい、多くの人に呼びかけたい)
  •  当日は少なからずキャンセルが発生してしまうものなので、募集人数は30%くらい多めに見積もるといいでしょう。イベントにキャンセルはつきものですが、開催場所や懇親会へ影響する当日キャンセルは可能なかぎり避けてほしいもの。キャンセル率を下げるポイントは「5.集客」で紹介します。

    3.イベントに人気の場所は渋谷・表参道

     さぁ、いよいよ場所を決めます。社員が自由に使えるフリースペースが会社にあり、なおかつ外部の人も入れるような仕組みがオフィスビルにあれば自社での開催をオススメします。

    「そんな都合の良い場所うちにはない……!」と嘆いている方、安心してください。ここ2〜3年でIT・Web界隈のイベント環境はとても充実しました。特にIT企業が集中する渋谷・表参道・六本木は、企業が一部オフィスを解放していたりイベントスペースがあったりと、選択肢が豊富です。その一部を紹介します。

    21cafe<ニイイチカフェ>(渋谷)

    21cafe

  • Wi-fi ◎
  • 飲食 ◎
  • 利用料 無料
  •  私が以前管理人を務めていたIT・Web專門の無料イベントスペースです。2代目管理人「はぎー&えりー」が優しく丁寧なサポートをしてくれます。

    dots[ドッツ](渋谷)

    Dots

  • Wi-fi ◎
  • 飲食 ◎
  • 利用料 500円/1h
  •  渋谷マルイの目の前という好立地にあり、会員制コワーキングスペースとしても運営されています。土日も利用可能なのでハッカソンやワークショップで利用できます。

    Sansan株式会社(表参道)

    Sansan

  • Wi-fi ◎
  • 飲食 △
  • 利用料 無料
  •  名刺管理サービスSansanを運営する企業Sansan株式会社のフリースペースでは、Sansanのエンジニアが主催者となって平日夜に Ruby や .NET の勉強会を開催しています。

    Supership株式会社(表参道)

    Supership

  • Wi-fi ◎
  • 飲食 △
  • 利用料 無料
  •  スケールアウト、ビットセラー、nanapiの3社が合併したSupership株式会社では、iOS/Androidアプリ開発者の勉強会を開催しています。

     人気のある場所は、早い人だと2ヶ月前から予約するので希望場所があれば最優先で押さえるようにしましょう。

     また一般開放はしていないけれど、会社のなかの人の紹介があれば使わせてもらえるケースも多くあります。どの場所でどんな勉強会をやっているのかは「5.集客」で紹介する告知サイトを見て、気になる勉強会の開催場所をチェックしてみるといいですよ。

    4.登壇者とコンテンツは募集前に決めておく

    Event 4

     集客数に最も大きく影響する最重要ポイントです。とくにライトニングトークのように発表を中心にしたイベントの場合、募集を開始する前に登壇してほしい人への声がけやスケジュール調整を行うようにしましょう。面識のない人に登壇を依頼する際には、TwitterのDMやメールで以下のようにお願いするケースもあります。

    ■依頼メールの事例

    株式会社ZINE 仁田坂さま

    突然のご連絡、失礼いたします。ABC株式会社の小田と申します。
    いつも仁田坂さまのブログを拝見しており、弊社で開催するイベントに
    発表者としてお越しいただきたく、ご連絡差し上げました。

    ●イベント概要
    https://●●●●.co.jp/event/
    日付:2016年4月1日(金)20:00〜22:00(受付19:30〜)
    場所:21cafe<ニイイチカフェ>

    以上、ご検討よろしくお願いいたします。

     発表コンテンツは、登壇する人が話したいことを話すに限りますが、ネタに困らないよう人気のあるイベントをチェックして傾向をつかんでおくと良いかもしれません。

    5.集客はイベントサービスからSNSで拡散する

     いよいよ集客です。イベント情報をWebで公開して、参加者を募ります。いま開催されているイベントの9割以上が、専用の募集サイトを使ってSNSで拡散する方法を用いています。おもな告知サイトはこちら。

    connpass

    Connpass

     エンジニアやデザイナーの技術系イベントにおすすめ。タグ付け、グループ機能で関連イベントを探しやすい。またイベント申込順ではなく抽選によって参加者を決定する機能があるのも特徴。人気が集中するイベントであっても、募集開始に気が付かなかった申込者が不公平さを感じにくい仕様になっています。

    atnd

    Atnd

     ビジネス目的の交流会から合コンまで多様なジャンルのイベントが集まっています。イベント募集ページはHTMLで編集ができるため、写真や表を入れたリッチな募集ページを仕上げられます。

    Peatix

    Peatix

     有料のイベントで必要なチケットの管理機能が最も充実しています。すでに支払いをした参加者が当日キャンセルした場合でも、コンビニでの返金機能があるため主催者の手間を省いてくれます。

    Doorkeeper

    Doorkeeper

     コミュニティ機能が充実しているのが強み。イベント終了後も参加者にアナウンスできるため、イベントや勉強会を継続して開催するのに向いています。Googleアナリティクス連携によりイベントページへの集客分析も可能。

    おわりに

    「イベントを主催する」というと難しいことのように感じる方もいるかもしれません。ですが今回紹介したようなイベントスペースや告知サイトなどを活用すれば、開催のハードルはぐっと下がります。あとはコンテンツをしっかり準備して、イベント当日を迎えてくださいね!