Googleドキュメントが編集者・ライターのストレスを8割減らす

おはようございます。とんちんです。

世はまさに大航海時代……のマンガが大人気ですが、私は文明開化の真っただ中にいます。なぜならZINEに入社し、これまで知らなかったさまざまな便利ツールを知ってしまったから。あまりに快適すぎて、もう何も知らなかったあのころには戻れない。
今回は「もっと早く知りたかった」ツールのひとつGoogleドキュメントの機能とその魅力をお伝えします。

もくじ

 愛があふれすぎて項目が多くなってしまいました。

  • Googleドキュメントとは
  • hタグを意識した「見出し」機能が秀逸
  • コメント機能は校正が苦にならない見やすさ・使いやすさ
  • 集中して作業したいの。そんなときにはオフライン編集
  • 相手にあわせた共有機能
  • WordにもPDFファイルにも一発変身

Googleドキュメントとは

Googleドキュメントは「Google Apps for work」のうちワードプロセッサ機能をもつアプリケーション。マイクロソフトでいうところのWordです。
ドキュメントのほかにも表計算ができるスプレッドシート、プレゼンテーション作成のスライド、アンケート等が作れるフォームアプリがあります。以前はこれらアプリの総称が「Googleドキュメント」でしたが、現在は「Google Apps for work」とよばれています。

hタグを意識した「見出し」機能が秀逸

Tytle まずはこちらの機能から。原稿編集時はもちろん、クライアントワークなど社内外でいろいろな人とやりとりするときに便利です。「h2は見出し2、h3は見出し3で設定しています」と伝えれば「20ポイントの文字がh2で囲う場所で、15ポイントが……」なんて非生産的な説明をする必要がなくなります。見出しサイズも変更しやすく、文章そのものも見やすくなりいいことづくめ。

ショートカットキーで作業がはかどる

 ショートカットキーを使えば、一発で見出し設定ができるのもポイント高いです。WindowsはCtrl+Alt+1-6、MacならCmd+Opt+1-6でドラッグした範囲が見出しになります(1-6は見出しスタイルの大きさです)。まだまだ便利なキーがありますのでGoogle ドキュメントのキーボード ショートカットをブックマークしておきましょう。

コメント機能は校正が苦にならない見やすさ・使いやすさ

 私はWordの校正機能を使うのが嫌い苦手でした。コメント欄の文字が読みづらく、赤字を入れるときは「打ち消し線」「フォント色を変更」の操作をしないといけない。
スクリーンショット 2015 10 19 16 02 46 一方Googleドキュメントのコメント機能ならこんな感じになります。コメント返信もすぐできるし、なにより見やすい!!問題が解決した場合は「解決済み」にすれば、このフキダシもスッキリ消せます。

Com 変更履歴では自動的にテキスト色の変更+修正線が入ります。親切やでぇ……。

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集中して作業したいの。そんなときにはオフライン編集

 Googleドキュメントはクラウド上のアプリケーションですがオフライン編集もできます。Googleドライブにアクセスして設定(歯車マーク)をクリック。

Offsetteiくわしい設定の方法はオンラインでファイルにアクセスするをご覧ください。

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 またGoogleドライブのアプリをデバイスにダウンロードすると、デスクトップアプリのように使えます。Googleドキュメント形式なら保存ディスクの容量も食いません(Wordなどは容量を消費するので注意)。

相手にあわせた共有機能

 ただ共有できるだけではありません。招待する人にあわせて細かく権限設定ができます。オーナーから見た共有設定画面がこちら。
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権限は以下の4種類から選べます。

  • オーナー:共有管理や編集に関するすべての機能が使える
  • 編集者:文書の編集・コメント・閲覧が可能。アイテム削除は不可能
  • コメント可:文書へのコメント入力、編集提案ができる
  • 閲覧者:文書の閲覧のみ可能

リアルタイムで共同編集できる

 単に共有するだけならほかのオンラインストレージもたくさんあります。Googleドキュメントのスゴいところはリアルタイムで共同編集ができること。同じファイルを複数人で編集したら保存がバッティングし、編集したデータが飛んだ!なんて悲劇もおきません。

WordにもPDFファイルにも一発変身

 オンラインで共有するのが不安な文章なら形式を指定してダウンロードを使いましょう。Wordで使える.docxファイルをはじめ.pdfや.htmlにも変換できます。ダウンロード後のファイルは文字化けやレイアウトの崩れがないか要確認。
Katteni 扱うデータの量や種類にもよりますが社内文書はGoogleドキュメント社外と共有する資料(クライアントワークや紙媒体の入稿作業など)はWordというように使い分けるのもよさそうですね。

原稿執筆にも編集会議にも使っています

 弊社では原稿執筆から社内マニュアル作成、はては編集会議までGoogleドキュメントを使っています。データ管理にはGoogleスプレッドシートを活用しているため、入社から一度もOfficeを起動していません(この記事のために久しぶりに動かしました)。おかげでドキュメントの受け渡しや共有がスムーズになり、さらにはPCのフリーズ現象(レインボーカーソル)ともオサラバ。原稿作成時にかかるストレスの約8割が軽減できました。まだ使っていないという方はぜひお試しあれ!