Web編集者・ライターを支えるタスク管理ツール・Trello(トレロ)の基本の「き」教えます

とんちんです。突然ですが、ライターさんに

\進捗どうですか/

って1記事ごとに聞くのはけっこう疲れると思うんです。お互いに。

ですのでZINEでは記事管理にTrelloを使っています。

Trelloってなんだ

運用例

 Webブラウザで動くカンバン方式のタスク管理ツールです。カードに仕事内容を書き込み作業の進捗にあわせてカードを移動させます。一目で各タスクの進捗状況が分かるのがウレシイ。

基本ルールは「カードを左から右に移動させる」だけ

 基本ルールは作業が進んだらカードを左のラインから右のラインへ移動させる。以上。

カードを移動

Trelloのいいところ

 操作方法がシンプルでわかりやすい。サインインしたその日から使い始められます。

 操作が簡単だから、すぐに他の人と一緒に使えるのも嬉しい点。ライターさんや他社の担当者さんなど、これまで多くの方々と一緒に仕事をしてきましたが「Trelloの使い方が分からない」という方はゼロでした。

「PCの黒い画面を見るとアレルギーが出る!」という人もバリバリ使っていましたし、万人に受け入れられやすいのかもしれません。

基本編:自分ひとりで使う


 まずは自分のタスク管理ボードを作って基本操作を覚えましょう。公式ページから登録してアカウントを作ります。Googleアカウントでもサインイン可能。

Trello official

 登録するとすぐにボード名を求められますがなんでもOK。ボードを立てたあともすぐに名称変更できます。

ボードタイトル

スマホ用のアプリもぜひダウンロードしておきましょう。

基本操作1. リストをたてる

 タスクの進捗状況がすぐわかるように進捗リストを立てます。リストを追加をクリック。

リストを追加1

 基本のリストは以下の3つ。

  1. Todo
  2. Doing
  3. Done

 このほかに会心のアイディアなどを書きとめるideasを追加しています。さっそく追加してみましょう!

リストを追加2

それぞれのリストの意味は以下のとおり。

  • Ideas→新しいネタやタスクを挙げる
  • Todo→実施する(原稿作成を進める)
  • Doing→進行中(記事作成中)
  • Done→完了(記事執筆完了)

基本操作2. カードを作る

 リストを立てたらタスクカードを作りましょう。こちらもクリックするだけで追加できます。

カードを追加1

 カード名はひとつの工程をそのままつけると使いやすいです。たとえば

  • 「まとめ記事の企画を立てる」
  • 「○○さんインタビュー原稿執筆」
  • 「△△記事のWordPress入稿」

とかね。

 案件名をそのままカード名にするのはオススメできません。たとえば「原稿を作成する」(企画・取材・ライティングを実施)にすると、Doing(進行中)にカードが溢れます。進行中のタスクが増えすぎた結果、ボード画面を見ているだけでやる気が消沈することも。

 それにひとつの案件を細かくタスク分解することも、タスク管理の大きな役割。次にすべきことがあいまいなまま仕事を進めると詰みかけます。

Tips:カードにラベルをつけると便利だよ

cardcolorfortrello

 慣れてきたらChromeの拡張機能、Card Color Titles for Trelloを使ってみましょう。カードに色つきラベルをつけられます。

 一人でボードを使う場合はタスク別にラベルを作ると使いやすいです。編集者ならこの5つ+アルファがおすすめ。

  • 編集
  • ライティング
  • ネタ出し
  • アポ取り
  • 単純作業

 複数のメディア案件を抱えている場合はラベルにメディアの名前をつけて区別するのもいいかもしれません。

基本操作3. 締め切りを設定する

 Trelloのカードには締め切り日が設定できます。

Duedate

カレンダー機能を使って納期に脅えよう!

カレンダー

 締め切り設定+カレンダー機能を使うともっと使いやすい。画像のように記事掲載スケジュールを立てられるのが良いです。

カレンダーは拡張機能で表示できるようになります。

 まず、ボードメニューを表示をクリック。

カレンダー追加0

 次にPower-Upsをクリックし、一覧からカレンダーの有効化をクリックして完了。

カレンダー追加1

 設定が完了したらボードメニューを表示の脇に「カレンダー」の文字が表示されます。

カレンダー追加2

応用編・他の人と共有して使う

 Trelloは他の人ともタスク進捗管理がしやすいです。複数人でボードを共有しましょう。

複数人共有

ユーザを追加できる

利用例1. 社内編集会議

 週に1度の編集会議では、編集部ボードを使いながら進捗報告をしています。ZINEの編集部トレロはこんな感じです(2016年10月現在)。

  • shelved(お蔵入り)
  • ideas
  • todo(今週やる)
  • today(今日やる)
  • doing(社内確認)
  • done(社外確認)
  • done(完了)

利用例2. クライアントとの進捗共有

 社外の方とも共有しやすいのでクライアントさんとの進捗ミーティングのときにも活用しています。
 この場合はリストを多めに立てると良いでしょう。Doing/Doneを増やしていくと自分側かクライアント側かのどちらにボールがあるかが分かりやすくなります。

クライアント進捗

オマケ・私生活でも使える

 プライベートでも役立ちます。家族や友人と共有するのもいいでしょう。日用品の買い出しはもちろん、旅行計画や結婚準備などタスクが多いイベントには特に使えそう。

おわりに

 なんだかんだいって1年以上使ってます。出版社にいたときに、手帳のTodo欄を真っ黒にしていたのがウソのよう。

 今回の記事はあくまで基本の「き」。紹介したほかにも拡張機能はたくさんあるので、自分好みにカスタマイズするともっと幸せになれるでしょう。